Sobre la Apostilla
Hola a todos. Soy Yamura, gyoseishoshi (administrative scrivener).
Hoy quiero explicar qué es la apostilla, ya que es una pregunta muy frecuente.
La apostilla es un certificado que se adjunta a un documento para acreditar que la firma o el sello que contiene ha sido emitido por una autoridad oficial del país correspondiente.
Cuando el país donde se va a presentar el documento es miembro del Convenio de La Haya y el trámite lo requiere, será necesario obtener la apostilla. Japón y muchos países de América Latina forman parte de este convenio.
¿Qué ocurre si el país no es miembro del Convenio de La Haya? Por ejemplo, hay países como Malasia que no son miembros. En esos casos, en lugar de la apostilla se realiza la verificación de sello oficial (legalización).
Tanto la apostilla como la verificación de sello oficial son certificaciones emitidas por el Ministerio de Asuntos Exteriores.
¿En qué situaciones se necesita esta certificación?
Por ejemplo, en un matrimonio internacional, cuando se registra el matrimonio en Japón y también en el país del cónyuge. Los documentos necesarios varían según el país, pero generalmente se traduce al inglés el registro familiar japonés (koseki tohon) o el certificado de aceptación de matrimonio, se lleva al notario para su certificación y posteriormente se obtiene la certificación del Ministerio de Asuntos Exteriores.
※ Dependiendo del tipo de documento o del país de destino, la certificación notarial puede no ser necesaria.
En algunas notarías de Tokio y Kanagawa, es posible realizar todo el proceso, desde la certificación notarial hasta la certificación del Ministerio de Asuntos Exteriores, en un solo lugar, lo cual es muy conveniente.
Si solo se necesita la apostilla en Japón, se solicita directamente al Ministerio de Asuntos Exteriores.
Se debe completar el formulario indicado en la página y enviar los documentos necesarios (generalmente originales) al Ministerio.
No se emite el mismo día, por lo que es importante realizar el trámite con tiempo.
Si no tiene tiempo o le resulta complicado, puede enviarnos los documentos originales y nosotros nos encargaremos de obtener la apostilla (se recomienda el envío mediante métodos con seguimiento como Letter Pack).
Como comentario adicional, las apostillas japonesas suelen ser documentos simples en papel, mientras que en otros países pueden incluir sellos más elaborados y vistosos.
Sobre la apostilla de documentos extranjeros
En Japón, muchas embajadas y consulados emiten documentos como certificados de nacimiento, certificados de soltería o certificados de nacionalidad. En estos casos, se aplican las normas del país correspondiente.
Si el documento se obtiene en el país de origen, la apostilla debe solicitarse en el Ministerio de Asuntos Exteriores de ese país.
Una consulta frecuente es: “Obtuve mi certificado de nacimiento en mi país, pero en la oficina legal en Japón me dijeron que falta la apostilla. ¿Dónde puedo obtenerla?”
En ese caso, deberá solicitarla en el Ministerio de Asuntos Exteriores de su país o consultar con la embajada o consulado correspondiente.
También se pregunta a menudo: “Solo tengo el certificado de nacimiento. ¿Es absolutamente necesario apostillarlo para inmigración?”
La apostilla no es obligatoria en todos los casos, pero desde el punto de vista de la verificación de autenticidad, suele solicitarse con frecuencia. Especialmente en el caso de certificados de nacimiento, se recomienda obtenerla con antelación para evitar retrasos.
En ese caso, igualmente deberá solicitarla en el Ministerio de Asuntos Exteriores de su país o consultar con la embajada o consulado.
Muchas personas intentan obtener los documentos a través de familiares, pero si prevé dificultades, puede ser recomendable utilizar servicios profesionales de obtención de documentos en el país de origen.
Traducción de documentos al japonés
Una vez obtenidos los documentos, el siguiente paso es traducirlos al japonés.
Para presentarlos ante ayuntamientos, inmigración o la oficina legal en Japón, es obligatorio adjuntar traducción al japonés. Esto incluye también la traducción de la apostilla.
La traducción puede ser realizada por cualquier persona, pero es necesario indicar el nombre del traductor. En la práctica, es recomendable que una misma persona realice todas las traducciones para mayor coherencia.
Nuestra oficina ofrece traducciones del inglés y del español al japonés. Los funcionarios revisan cuidadosamente el contenido comparando el original con la traducción. Trabajamos con traducciones fieles al formato original, y en caso de requerimientos o correcciones, también brindamos soporte con las instituciones correspondientes y rehacemos los documentos sin coste adicional de envío.
Como gyoseishoshi, consideramos que nuestro trabajo no termina con la traducción, sino cuando el trámite se completa correctamente. Nos comprometemos a acompañar el proceso hasta el final.
Sobre las autoridades competentes
Para evitar confusiones:
Los trámites de residencia (visas) corresponden a la Oficina de Inmigración,
mientras que los trámites de naturalización corresponden a la Oficina Legal (Homukyoku).
Asegúrese de consultar con la institución correcta según su caso.
